Wenn ein Privatkunde anruft und ein Angebot möchte, fährt Dopfer auf die Baustelle und nimmt die Daten auf. Diese erfasst er anschließend im Fensterbauprogramm von Klaes. Gleichzeitig werden durch die Integration der Systeme in Klaes DMS eine Vorgangsnummer sowie eine Ordnerstruktur für das Projekt angelegt. Aufmaßzettel etc. scannt Dopfer ein, die Daten werden dem Projekt zugeordnet. Als Nächstes druckt er das Angebot aus oder sendet es per E-Mail an den Kunden, wobei gleichzeitig im DMS eine Kopie des Dokuments erstellt wird.
Kommt der Auftrag zustande, übernimmt Dopfer die Daten aus dem Angebot in die Auftragsbestätigung und schickt diese an den Kunden. Wieder wandert eine Kopie des Dokument ins DMS. Anschließend tätigt der Fensterbauer die Bestellungen bei den Lieferanten – die Auftragsbestätigungen werden jeweils verschlagwortet und im Vorgang abgelegt – und druckt die Fertigungslisten aus. Die im gleichen Zug generierte Fertigungsdatei ruft die Maschine ab – die Produktion beginnt. Nach der Herstellung geht es zur Montage. Die Arbeitsberichte und weitere Dokumente, welche die Mitarbeiter vom Vor-Ort-Termin mitbringen, werden wieder eingescannt und dem Projekt zugeordenet. Im letzten Schritt schreibt Dopfer die Rechnung, die per Post oder E-Mail an den Kunden geht.